Одна из новых книг издательства “Питер”, вышедших в серии “Эффективная работа с...”, посвящена Microsoft Outlook 2000. Ее автор, Алан Нейбауэр, подробно рассматривает многочисленные возможности этого приложения и особенности новой версии, включенной в MS Office 2000.

    Будучи единым центром управления информацией, как на компьютере пользователя, так и в локальной сети, и даже в сети Internet, MS Outlook предоставляет эффектную возможность такой организации и хранения различных элементов информации, которая наиболее удобна лично вам. Конечно, ничего не дается даром, и для создания такой системы и поддержания ее в работоспособном состоянии придется затратить определенные усилия, но, по уверению автора, эти затраты окупятся с лихвой за счет более быстрого доступа к нужным сведениям и постоянного контроля за текущими делами. Так что, если вы часто проводите встречи и совещания, обмениваетесь электронными сообщениями с многочисленными адресатами, ставите задачи перед сотрудниками и контролируете их исполнение, создаете с помощью приложений MS Office различные документы, то данное приложение — как раз то, что вам нужно.

    Так как MS Outlook включает много разнообразных типов элементов, автор посвятил различные разделы своей книги знакомству с ними, тематически сгруппировав вместе элементы, предназначенные для решения сходных задач. Поэтому главы и разделы книги можно читать в произвольном порядке, изучая в первую очередь те вопросы, которые требуются для сиюминутного практического применения MS Outlook, и оставляя “на потом” то, с чем вам еще не приходится сталкиваться.

    Начиная рассмотрение MS Outlook, автор не только подробно описывает интерфейс, но и показывает все возможности настройки параметров, обеспечивающих те или иные режимы работы программы. На этом этапе читатель может быть еще не знаком с многочисленными элементами MS Outlook, и поэтому автор отсылает его за подробностями к другим главам книги.

    Весь второй раздел посвящен работе с электронной почтой — одному из основных информационных компонентов. Здесь описана работа с адресными книгами, особенности отправки и получения электронных писем и факсов, работа с группами новостей, а также автономная работа вне сети и удаленный доступ к сети по телефонной линии. Одна из глав этого раздела рассматривает использование Outlook Express — предназначенного для работы с электронной почтой компонента MS Internet Explorer. Возможность одновременно использовать MS Outlook и Outlook Express для отправки и получения сообщений побудила автора подробно описать работу с Outlook Express, несмотря на то, что этот продукт не является составной частью рассматриваемого приложения.

    В третьем разделе обсуждается планирование встреч и собраний, а также назначение и контроль выполнения задач. Возможности MS Outlook позволяют не только планировать собственное время, но и получать сведения о загрузке других сотрудников и свободных ресурсах, что требуется при организации совещаний. В этом случае можно быть уверенным, что все участники смогут присутствовать на совещании, а выбранное помещение будет зарезервировано именно для него.

    Четвертый раздел включает информацию о контактах, заметках и дневнике MS Outlook. Список контактов, в отличие от адресной книги, может сохранять существенно большее количество сведений о человеке и его интересах, что, например, позволяет вовремя поздравить его с днем рождения. Автоматическое или ручное ведение дневника облегчает отслеживание документов, хранящихся на диске или сервере, учет времени работы над документом и т. п. Заметки с успехом заменят бумажные наклейки-памятки, размещаемые на столе или над ним. Возможность назначить набор категорий каждому элементу MS Outlook позволяет не потеряться в обилии информации, а также сортировать и отображать элементы в соответствии с назначенными категориями.

    Все элементы MS Outlook сгруппированы по специальным папкам, организации, созданию, удалению и изменению которых посвящен пятый раздел книги. Важной особенностью MS Outlook является то, что вся информация этого приложения хранится в одном файле. Это приводит к быстрому увеличению его размера. Возникает необходимость удалить ненужную или неактуальную информацию. Одним из способов сделать это является архивация элементов, позволяющая перемещать элементы в другие файлы. В данном разделе также описана настройка представлений для более удобной работы с элементами MS Outlook различных типов.

    Шестой раздел содержит сведения по созданию и использованию форм, а также возможности их программирования для автоматизации работы. Это позволяет изменять стандартные элементы MS Outlook, дополняя их пользовательскими компонентами.

    В приложениях обсуждается возможность использования MS Outlook только в режиме работы с Интернетом и вопросы импорта и экспорта информации для этого приложения.

    К сожалению, несмотря на значительный объем книги, здесь всего лишь упоминается возможность создания программ на VBScript (подмножестве Visual Basic), позволяющих с помощью единого Visual Basic Editor автоматизировать работу каждого из приложений MS Office. Тем не менее, книга будет полезна всем пользователям MS Outlook, так как позволит эффективно освоить все многообразие возможностей этого приложения, необходимое для повседневной работы.