Изучи Lotus Notes

Одно из первых средств групповой работы — Lotus Notes получило широкое распространение среди корпоративных пользователей. Помогая в обмене информацией по компьютерным сетям, оно обеспечивает документооборот в компании любой формы собственности и с любым количеством сотрудников, от нескольких человек до крупной международной корпорации. Возможности обучения работе в среде Lotus Notes всегда сдерживались ограниченным перечнем литературы на русском языке. И вот издательство "Питер" в серии "Учебный курс" подготовило перевод книги Руперта Клейтона, предназначенной для обучения пользователей основам работы в Lotus Notes.

Достоинством этой книги является то, что ее можно использовать и как самоучитель — настолько подробно и последовательно организована подача материала. Другая ее важная черта — постоянное указание на особенности последней, пятой версии Lotus Notes, что делает ее полезной и для тех, кто уже умеет работать в этой среде, но хочет познакомиться с особенностями пятой версии. Конечно, ограниченный объем книги (500 страниц) не позволил рассмотреть все возможности программного средства, поэтому администраторы и программисты, работающие в среде Lotus Notes, не найдут в книге необходимой им информации, но автор и не ставил перед собой задачу описать все возможности этой среды. Ориентируясь в первую очередь на неопытных пользователей, он начинает свои уроки с передачи сообщений через электронную почту — это первое, что начинают использовать в средствах групповой работы новички.

Весь учебный курс включает 18 уроков, каждый из которых предваряется перечнем вопросов, рассмотренных в уроке. Такая организация материала, а также наличие алфавитного указателя позволяют легко найти ответ на интересующий вопрос, если он содержится в книге.

Первая часть, посвященная основам работы с электронной почтой, включает три урока, рассматривающих не только как написать и отправить электронное сообщение, но и как упорядочить получаемые сообщения и отбирать из них нужные, создавать различные представления почтовой информации, а также как работать с адресными книгами и отправлять сообщения через Интернет. Несколько особняком стоит четвертый урок, включенный также в первую часть книги, в котором рассматривается организация рабочего времени с помощью электронного календаря, включая установку сигналов оповещения о событиях и занесение регулярно повторяющихся событий.

Изначально Lotus Notes строилась как среда для работы с документно-ориентированными базами данных. Поэтому вторая часть учебного курса посвящена рассмотрению работы с документами и способам их хранения в Lotus Notes. Начиная с общего рассмотрения интерфейса Lotus Notes в пятом уроке, автор переходит к форматированию, разметке и печати документов в шестом. В седьмом уроке он описывает способы обмена информацией с помощью буфера обмена Windows, средств импорта и экспорта файлов, работу с присоединенными файлами, а также отличие методов встраивания и связывания объектов при создании составных документов. Восьмой урок содержит информацию о включении в документ таблиц, активных зон, ссылок на другие документы, управляющих кнопок и сворачивающихся разделов.

Третья часть посвящена работе со стандартными базами данных Lotus Notes, просмотру и поиску информации в Интернете, а также удаленной работе с Lotus Notes. В девятом уроке описана сетевая организация работы, поиск и добавление баз данных Lotus Notes, получение информации из справочной базы данных Lotus Notes. Десятый урок содержит информацию о групповой работе, использовании библиотек документов, персональных журналов и работе со стандартными базами данных Lotus Notes общего назначения. Lotus Notes может работать с Интернетом самостоятельно, либо с помощью существующих обозревателей. Вопросам подключения к Интернету, настройки Web Navigator, поиску Web-страниц и использованию закладок посвящены уроки 11 и 12. В тринадцатом уроке рассматривается удаленный доступ к Lotus Notes и создание реплик баз данных для работы в мобильных условиях, а также автоматическое и ручное обновление реплик с помощью специальной страницы Replicator.

В четвертой части автор возвращается к ранее рассмотренным вопросам, описывая различные дополнительные возможности Lotus Notes. В четырнадцатом уроке рассмотрены возможности поиска документов по тексту, содержащемуся в них, в том числе сложный поиск. Урок 15 описывает дополнительные возможности работы с представлениями документов и работу с непрочитанными документами, а также настройку установок Lotus Notes по желанию пользователя. В уроке 16 рассматриваются агенты, то есть наборы инструкций, которые автоматизируют рутинную работу — копирование, удаление и обновление документов. Углубленному изучению работы с почтой Lotus Notes посвящен урок 17, в котором описаны правила для автоматизации обработки почты, шифрования сообщений, их архивирования и поиска адресов с помощью протокола LDAP. В последнем 18-м уроке обсуждаются возможности назначения задач и организации встреч с помощью календаря.

Три приложения в конце книги содержат информацию об установке Lotus Notes 5 на компьютер, ее настройке при первом запуске и настройке доступа к Интернету, необходимому для работы с Web-страницами, почтой и телеконференциями.

Так как в книге рассмотрена английская версия Lotus Notes, то в заключение приводится краткий глоссарий английских терминов, с которыми сталкивается пользователь в своей работе. Это особенно важно, потому что некоторые термины переводчик дает в своей интерпретации. В частности, репликация названа клонированием, хотя эти термины несут различную нагрузку, а слово “реплика” широко используется в теории баз данных и понятно специалистам.

Тем не менее, учебный курс по Lotus Notes 5 — это очень полезная книга, которая, как я уверен, найдет своего читателя.